Цифровизация вуза – это прежде всего движение к безбумажным технологиям обмена информацией. Плавное, постепенное внедрение реального (безбумажного) электронного документооборота – сложнейшая организационно-технологическая задача. И если технологическая часть этой задачи в КрасГМУ была практически готова еще 10 лет назад, то в организационной (главной) части нам еще только предстоит сделать серьезные шаги. По понятным причинам тема СЭД вновь становится актуальной и я коротко расскажу основные условия реализации и этапы возможных предстоящих действий в этом направлении.

Условия:

1. Базовое фоновое условие реализации безбумажного документооборота – корпоративная культура достаточного уровня, включающая:
   • Искреннее (не для имиджа, не для отчета) желание реализации проекта всех ключевых лиц, принимающих решения в вузе. Их единое видение и понимание того, как это будет работать. Их совместные последовательные и регулярные действия, пусть медленно, но верно продвигающие внедрение. Поиск не препятствий, а способов достижения результата.
   • Поддержку со стороны административно-управленческого персонала (АУП) среднего звена – руководителей подразделений. Они должны быть вовлечены в проект с самого начала и выступать не только как исполнители решений сверху, но и как инициаторы локальных преобразований.
2. Главнейшее условие – это перевод организации с ручного на процессное управление (это отдельная большая тема).

Ключевые организационные этапы:

1. Обучение руководителей всех уровней технологии процессного управления.
2. В процессе обучения – выработка стратегии перехода на электронный документооборот ОБЯЗАТЕЛЬНО в рамках стратегического плана развития организации на 3-5 лет (с четкой формулировкой видения, стратегических направлений, целей, принципов и этапов)
3. Создание юридической, правовой основы и локальных нормативных актов, обеспечивающих проект.
4. Утверждение единых правил создания, хранения и визуального представления (в электронном и печатном виде) документов на основе формата JSON (древовидные массивы «ключ - значение»)
5. Создание (и затем постепенное расширение) перечня конкретных типов документов, переведенных в новый формат с одновременной разработкой электронных шаблонов и программных модулей по работе с ними. На этом этапе корпоративные пользователи (сотрудники и обучающиеся) начинают пользоваться этими шаблонами только для создания и печати документов. Т.е. документы распечатываются в начале их пути и движутся в бумажном виде.
6. Постепенная формализация алгоритмов (маршрутов, цепочек) движения документов разных форм (в виде блок-схем, лучше всего на алгоритмическом языке «ДРАКОН»).
7. По мере готовности алгоритмов - запуск пилотных цепочек движения некоторых электронных документов с распечаткой уже теперь на завершающем этапе движения (терминальная печать). На этом этапе согласование и пересылка документов в пилотных цепочках идет уже в электронном виде, но печатные экземпляры сохраняются.
8. Постепенный перевод остающихся «бумажных цепочек» в электронные и избавление от терминальной печати там, где это возможно. Безусловно, в каких-то цепочках отказаться от терминальной печати документов будет невозможно.
9. Разработка и внедрение модулей аналитики процессов, отслеживаемых системой и создание на их основе «надстроек» над процессным управлением (системы управления проектами, рейтинги и KPI, системы управления качеством, lean-технологии и т.п., если это будет востребовано)

Я готов взаимодействовать по этому направлению со всеми заинтересованными лицами, проводить обучающие семинары, публиковать материалы и разъяснения по всем вопросам по данной теме.

Отмечу, что в настоящее время постепенно идет проработка программных алгоритмов базового слоя новой СЭД. Посмотреть внешний вид и попробовать некоторые (пока еще сырые) наработки можно здесь: https://krasgmu.ru/index.php?page[edoc]=edoc

А пока что: